Rejestr czynności przetwarzania

Prawo: dane
Kategoria: rejestr
Klucze: administrator danych, cele przetwarzania, inspektor ochrony danych, kategorie danych, kontrola przetwarzania, ochrona danych osobowych, ochrona prywatności, podstawy prawne, przetwarzanie danych osobowych, rejestr czynności przetwarzania, rejestracja działań, zabezpieczenia danych

Rejestr czynności przetwarzania to dokument obowiązkowy zgodnie z RODO, w którym należy zawrzeć informacje na temat wszystkich operacji przetwarzania danych osobowych przeprowadzanych w organizacji. Dokument ten pełni kluczową rolę w zapewnieniu zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz umożliwia organom nadzorczym kontrolę przetwarzania danych.

Nazwa i dane kontaktowe administratora

Dom Pomocy Społecznej "Zielona Dolina"

ul. Kwiatowa 12, 00-000 Kwiatowo

zielonadolina@dps.pl

123-456-789

Inspektor Ochrony Danych (jeśli powołano)

Anna Kowalska

ul. Słoneczna 2, 00-000 Słoneczne

iod@dps.pl

987-654-321

Przedstawiciel (jeśli wyznaczono)

Jan Nowak

ul. Polna 3, 00-000 Polne

przedstawiciel@dps.pl

555-444-333

1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15

Nazwa podmiotu przetwarzajacego Transfer do kraju trzeciego lub

Nazwa czynności Planowany termin usunięcia Nazwa współadministratora Nazwa systemu lub Ogólny opis technicznych i organizacyjnych

LP. przetwarzania Cel przetwarzania Kategorie osób Kategorie danych Podstawa prawna Źródło danych kategorii danych i dane kontaktowe Kategorie odbiorców organizacji międzynarodowej (nazwa

i dane kontaktowe oprogramowania środków bezpieczeństwa kraju i podmiotu)

Art.. 30 ust. 1 pkt b Art.. 30 ust. 1 pkt c Art.. 30 ust. 1 pkt c Art.. 30 ust. 1 pkt f Art.. 30 ust. 1 pkt a Art.. 30 ust. 1 pkt d Art.. 30 ust. 1 pkt d Art.. 30 ust. 1 pkt g Art. 30 ust. 1 pkt e

1. Rekrutacja Zatrudnienie pracowników Osoby ubiegające się o pracę Imię, nazwisko, adres, telefon, e-mail, wykształcenie, doświadczenie zawodowe Art. 6 ust 1 lit. b RODO Kandydaci do pracy 6 miesięcy od zakończenia rekrutacji Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

2. Zatrudnienie pracownika Podpisanie umowy o pracę z Pracownicy Imię, nazwisko, PESEL, adres, telefon, e-mail, dane dotyczące wynagrodzenia, dane dotyczące umowy o pracę Art. 6 ust 1 lit. b RODO Pracownicy Okres zatrudnienia + 10 lat Firma Kadrowa Sp. z o.o., Firma Księgowa Sp. z o.o., Firma BHP Sp. z o.o., Firma Medyczna Sp. z o.o. Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

nowym pracownikiem

3. Prowadzenie rejestru Prowadzenie ewidencji Pracownicy Imię, nazwisko, PESEL, adres, stanowisko Art. 6 ust 1 lit. c RODO Pracownicy Okres zatrudnienia + 10 lat Firma Kadrowa Sp. z o.o., Firma Księgowa Sp. z o.o., Firma BHP Sp. z o.o., Firma Medyczna Sp. z o.o. Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

pracowników, akt pracowników zgodnie z Kodeksem

pracowniczych i ewidencji pracy

czasu ich pracy

4. Prowadzenie rejstru Wydanie pełnomocnictwa lub Pracownicy Imię, nazwisko, PESEL, zakres upoważnienia/pełnomocnictwa Art. 6 ust 1 lit. c RODO Pracownicy Okres ważności upoważnienia/pełnomocnictwa + 5 lat Zakład Ubezpieczeń Społecznych Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

udzielonych upoważnień i upoważnienia

pełnomocnictw

5. Prowadzenie dokumentacji Zgłoszenia pracownika i członków Pracownicy niezdolni do Imię, nazwisko, PESEL, dane dotyczące zwolnienia lekarskiego Art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zwolnienia lekarskie 5 lat Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

związanej z niezdolnością do jego rodziny do ZUS, aktualizacja pracy

pracy pracowników zgłoszenia oraz przekazywanie

informacji o zwolnieniach

6. Przyznawanie świadczeń Przyznanie świadczenia Pracownicy, byli pracownicy Imię, nazwisko, PESEL, dane dot. sytuacji materialnej Art. 9 ust. 2 lit. b RODO Pracownicy 5 lat Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

z ZFŚS

7. Prace interwencyjne Ułatwienie bezrobotnym powrotu Osoby bezrobotne Imię, nazwisko, PESEL, adres, kwalifikacje zawodowe Art. 6 ust 1 lit. a RODO Powiatowy Urząd Pracy 3 lata Firma Szkoleniowa Sp. z o.o., Firma Rekrutacyjna Sp. z o.o. Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

na rynek pracy

8. Obsługa Pracowniczych Wykonanie umowy o zarządzanie Osoby zapisane do PPK Imię, nazwisko, PESEL, dane dotyczące zatrudnienia Art. 6 ust 1 lit. b RODO Pracownicy jednostki 50 lat od momentu zawarcia umowy o prowadzenie PPK Instytucja Finansowa "Bezpieczne Finanse" Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

Planów Kapitałowych PPK i Umowy

o prowadzenie PPK

9. Rejestr zgłoszeń o Obsługa incydentów związanych z Osoby, których dotyczy Imię, nazwisko, PESEL, opis zdarzenia Art. 6 ust 1 lit. d RODO Zgłoszenia ustne i pisemne 2 lata Firma Ochroniarska "Strażnik", Policja, Pogotowie Ratunkowe Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

zdarzeniach nadzwyczajnych zagrożeniem życia lub zdrowia incydent, świadkowie

dotyczących mieszkańców mieszkańców DPS

domu pomocy społecznej

10. BHP oraz wypadki przy pracy Bezpieczeństwo na Osoby poszkodowane, Imię, nazwisko, PESEL, opis zdarzenia, dokumentacja medyczna Art. 9 ust. 2 lit. b RODO Dokumentacja powypadkowa 5 lat Państwowa Inspekcja Pracy, Firma Ubezpieczeniowa "Bezpieczny Dom" Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

stanowisku pracy pracownicy

11. Prowadzenie archiwum Prowadzenie dokumentacji Wnioskodawcy, osoby Imię, nazwisko, PESEL, dane adresowe, treść wniosku Art. 6 ust 1 lit. c RODO Wnioski Zgodnie z instrukcją kancelaryjną + 5 lat Archiwum Państwowe, Podmiot przechowujący dokumentację archiwalną "Archiwum X" Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

archiwalnej współpracujące z DPS

12. Prowadzenie rejestru Obieg dokumentacji Osoby fizyczne, osoby Imię, nazwisko, adres, dane kontaktowe, treść korespondencji Art. 6 ust 1 lit. c i f RODO Osoby fizyczne i Zgodnie z instrukcją kancelaryjną Szyfrowanie danych, hasła dostępu, szkolenia pracowników. Nie dotyczy

korespondencji prawne, opiekunowie instytucje prowadzące

korespondencję z DPS

13. Skierowania do DPS Zapewnienie całodobowej opieki Osoby fizyczne objęte opieką Imię, nazwisko, PESEL, adres, dane medyczne, orzeczenia o niepełnosprawności Art. 9 ust. 2 lit. b i h RODO Miejskie Ośrodki Pomocy Społecznej, Powiatowe Centra

Dzięki Rejestrowi czynności przetwarzania firma może określić cele przetwarzania danych, rodzaje danych gromadzonych, kategorie osób, których dane są przetwarzane, oraz okresy przechowywania danych. Jest to istotny element audytów oraz potencjalnych inspekcji organów nadzorczych, dlatego należy zadbać o rzetelne i kompleksowe wypełnienie Rejestru czynności przetwarzania.