Regulamin pracy zdalnej

Regulamin wykonywania pracy zdalnej

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

§1

Definicje

 

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1) Pracodawcy – rozumie się przez to Spółka Akcyjna "Nowoczesne Technologie";

2) Pracowniku – rozumie się przez to wszystkie osoby zatrudnione przez Spółkę Akcyjną "Nowoczesne Technologie" na podstawie umowy o pracę;

3) Stronach – rozumie się przez to strony umowy o pracę zawartej pomiędzy Spółką Akcyjną "Nowoczesne Technologie" a zatrudnianą przez nią osobę;

4) pracy zdalnej – rozumie się pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez Pracownika i każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą, w tym pod ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;

5) Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy regulamin;

6) rodzajach pracy zdalnej – rozumie się przez to sposoby, w jakich praca zdalna może być wykonywana przewidziane przez Kodeks pracy obejmujące: pracę zdalną uzgodnioną, pracę zdalną na polecenie pracodawcy, pracę zdalną na wniosek pracownika uprawnionego oraz okazjonalną pracę zdalną;

7) Dziale – rozumie się przez to jednostkę w strukturze organizacyjnej Pracodawcy;

8) HR-System – rozumie się przez to elektroniczny system kadrowy funkcjonujący u Pracodawcy, za pośrednictwem którego składane są wnioski, oświadczenia oraz zawierane porozumienia o pracę zdalną;

9) k.p. – rozumie się przez to ustawę z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

 

§2

Zakres obowiązywania Regulaminu

 

1. Regulamin określa zasady wykonywania oraz uzgadniania pracy zdalnej u Pracodawcy, obowiązki Stron podczas wykonywania pracy zdalnej, rodzaje pracy zdalnej oraz zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej.

2. Regulamin obowiązuje we wszystkich oddziałach Pracodawcy.

 

Rozdział II

Zasady wykonywania pracy zdalnej

 

§3

Grupy pracowników objęte pracą zdalną

 

1. Pracę zdalną mogą wykonywać Pracownicy zatrudnieni w następujących jednostkach organizacyjnych:

1) Dział IT;

2) Dział Marketingu;

3) Dział Sprzedaży;

4) Dział Analiz;

5) Dział Księgowości;

6) Dział HR.

2. Ze względu na rodzaj i organizację pracy, pracy zdalnej nie mogą wykonywać Pracownicy zatrudnieni w następujących jednostkach organizacyjnych:

1) Dział Produkcji;

2) Dział Logistyki;

3) Dział Obsługi Klienta;

4) Dział Techniczny.

3. Pracownicy zatrudnieni w innych Działach niż wymienione w ust. 1 i 2 mają prawo jedynie do pracy zdalnej okazjonalnej na zasadach określonych w rozdziale VII Regulaminu.

 

§4

Uzgodnienie pracy zdalnej

 

1. Uzgodnienie między Stronami dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez Pracownika może nastąpić:

1) przy zawieraniu umowy o pracę albo;

2) w trakcie zatrudnienia jako porozumienie do umowy o pracę.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy Pracodawcy albo na wniosek Pracownika złożony w postaci elektronicznej za pośrednictwem HR-System lub w postaci papierowej. Wniosek Pracownika nie jest wiążący dla Pracodawcy z zastrzeżeniem ust. 4.

3. Porozumienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, zawierane jest w postaci elektronicznej w systemie HR-System.

4. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:

1) pracownika – rodzica dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności, o autyzmie i zespole Aspergera albo chorobie nowotworowej zagrażającej życiu, które powstały w pierwszych pięciu latach okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu (art. 141¹ § 1 k.p.);

2) pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności o stopniu umiarkowanym (orzeczenie o niepełnosprawności wystawiane do ukończenia 16 roku życia bez podziału na stopnie) albo orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;

3) pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach Prawa oświatowego;

4) pracownicy w ciąży;

5) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia;

6) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym pożyciu, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności o ciężkim (orzeczenie o niepełnosprawności wystawiane do ukończenia 16 roku życia bez podziału na stopnie) albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności – chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

5. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, o którym mowa w ust. 4, Pracodawca informuje Pracownika w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu HR-System w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez Pracownika.

6. Przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem i złożenia w systemie HR-System oświadczenia w postaci elektronicznej na tę okoliczność.

 

§5

Wymiar pracy zdalnej

 

1. Pracownicy, o których mowa w § 3 ust. 1, mogą wykonywać pracę zdalną w wymiarze nie większym niż 3 dni w tygodniu, z zastrzeżeniem postanowień § 4 ust. 4.

2. W przypadku wniosku Pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4, zawierającego prośbę o pracę zdalną w wymiarze wyższym niż określony w ust. 1 Pracodawca uwzględnia taki wniosek, chyba że nie jest to możliwe ze względu na rodzaj lub organizację pracy wnioskującego Pracownika.

3. Dni, w które Pracownik wykonuje pracę zdalną, ustalane są pomiędzy pracownikiem a bezpośrednim przełożonym w harmonogramie.

4. Niezależnie od wymiaru określonego w ust. 1 Pracownikowi przysługuje prawo wnioskowania o okazjonalną pracę zdalną, o której mowa w rozdziale VII.

 

§6

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

 

1. Pracownik wskazuje miejsce, w którym będzie wykonywał pracę zdalną, poprzez wskazanie adresu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy uzgadnianiu wykonywania pracy zdalnej.

2. Zmiana adresu jest możliwa tylko po wcześniejszym uzgodnieniu z Pracodawcą.

3. Wykonywanie pracy zdalnej w innym miejscu niż uzgodnione z Pracodawcą stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych.

 

§7

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

 

1. W przypadku wskazanym w § 4 ust. 1 pkt 2 Regulaminu Pracownik i Pracodawca mogą złożyć wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy w każdym czasie. W takim przypadku powrót do poprzednich warunków pracy następuje w terminie uzgodnionym przez Strony, nie później niż w ciągu 14 dni od złożenia wniosku.

2. W razie braku porozumienia co do terminu zaprzestania pracy zdalnej, o którym mowa w ust. 1, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

3. Pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, o którym mowa w art. 141¹ § 1 k.p., chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

4. W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w umowie o pracę, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 Regulaminu, do wszelkich zmian stosuje się odpowiednio art. 29 § 4 k.p..

 

Rozdział III

Obowiązki Pracodawcy

 

§8

Zapewnienie narzędzi i materiałów do wykonywania pracy zdalnej

 

1. W celu wykonywania pracy zdalnej Pracodawca zapewnia Pracownikowi następujący sprzęt, który ze względu na specyfikę pracy u Pracodawcy jest niezbędny do jej wykonywania:

1) laptop;

2) telefon służbowy.

2. Pracodawca zapewnia Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrywa niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, o których mowa w ust. 1.

3. W przypadku awarii, uszkodzenia sprzętu lub innej pomocy technicznej w trakcie pracy zdalnej Pracownik zgłasza ten fakt do Działu IT pod +48 123 456 789 lub na it.support@nowoczesnetechnologie.pl.

4. W sytuacji kiedy awaria lub uszkodzenie sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej nie jest wynikiem zawinionego działania Pracownika i nie jest możliwa do natychmiastowego usunięcia, art. 84⁴ k.p. stosuje się.

 

§9

Pokrycie kosztów pracy zdalnej

 

1. Pracownik wykonujący pracę zdalną otrzymuje z tytułu kosztów energii elektrycznej i internetu ryczałt w kwocie 100 zł za każdy dzień pracy zdalnej.

2. Ryczałt, o której mowa w ust. 1, została ustalona w oparciu o średnie ceny energii elektrycznej dla gospodarstw domowych według danych GUS oraz w oparciu o średnie ceny internetu stacjonarnego u operatora Orange.

3. Kwota ryczałtu, o której mowa w ust. 1, będzie poddana waloryzacji corocznie w oparciu o wskaźniki wskazane w ust. 2, na koniec pierwszego kwartału.

4. Ze względu na standardy bezpieczeństwa, Pracodawca zapewnia niezbędne narzędzia do wykonywania pracy zdalnej zgodnie z § 8 ust. 1 i jednocześnie nie dopuszcza możliwości wykonywania pracy zdalnej przy użyciu prywatnego sprzętu Pracownika, w związku z czym nie ustala się kwoty ekwiwalentu zgodnie z art. 67¹⁷ § 2 k.p..

5. Pracodawca, wypłaca każdemu Pracownikowi, który wykonuje pracę zdalną na podstawie uzgodnienia, o którym mowa w § 4 ust. 1, dodatek jednorazowy w celu wyposażenia stanowiska pracy zdalnej w krzesło ergonomiczne i dodatkowy monitor w kwocie 500 zł. Dodatek jest wypłacane z najbliższym wynagrodzeniem płatnym pracownikowi po złożeniu uzgodnienia przez niego pracy zdalnej.

6. Kwoty wskazane w ust. 1 i 5 nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

 

§ 10

Inne obowiązki Pracodawcy

 

1. Pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia z zakresu bezpieczeństwa informatycznego i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

2. Pracodawca umożliwia Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników:

1) kontakt z przełożonym;

2) dostęp do informacji wewnątrzfirmowych; oraz

3) udział w zebraniach firmowych.

3. Pracodawca informuje Pracownika wykonującego pracę zdalną o:

1) dziale/zespole, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;

2) osobach z działu HR i IT, o których mowa w art. 207 § 2 k.p., odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

4. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nabywania praw stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

5. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

6. Pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określone w rozdziale V Kodeksu pracy, z wyłączeniem obowiązków określonych w:

1) art. 229 k.p.,

2) art. 232 k.p. (zapewnienie środków ochrony indywidualnej),

3) art. 236 k.p. (zorganizowanie szkoleń BHP),

4) art. 237¹¹ § 1 k.p. (zapewnienie pierwszej pomocy),

5) art. 237¹¹ § 2 k.p. (zapewnienie pomieszczenia higieniczno-sanitarne),

6) art. 237¹² k.p. (zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych),

7) art. 237¹³ k.p. (zapewnienie transportu na badania profilaktyczne).

Rozdział IV

Obowiązki pracownika wykonującego pracę zdalnie

 

§ 11

Podstawowe obowiązki

 

1. Pracownik pracujący zdalnie zobowiązuje się w szczególności do:

1) wykonywania pracy w wyznaczonych godzinach;

2) dbałości o powierzony sprzęt;

3) przestrzegania tajemnicy służbowej;

4) reagowania na polecenia przełożonego;

5) udziału w zebraniach online;

6) zgłaszania wszelkich problemów technicznych;

7) przestrzegania zasad BHP;

8) dbania o poufność danych osobowych;

9) informowania o zmianie miejsca wykonywania pracy zdalnej.

2. Pracownik zobowiązuje się dopilnować osobiście, aby powierzony mu sprzęt służbowy był utrzymany w dobrym stanie technicznym oraz był używany i przechowywany z należytą starannością. Pracownik jest odpowiedzialny za sprzęt służbowy zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie użytkowania sprzętu służbowego.

 

§ 12

Zasady potwierdzania obecności i porozumiewania się z Pracodawcą

 

1. Pracownik wykonujący pracę zdalną jest obowiązany do potwierdzenia obecności w pracy za pośrednictwem systemu kadrowego HR-System poprzez kliknięcie – po zalogowaniu do systemu – przycisku z napisem: „Rozpoczynam pracę”.

2. Pracownik w trakcie wykonywania pracy zdalnej porozumiewa się z Pracodawcą przy użyciu następujących kanałów komunikacyjnych:

1) telefon służbowy;

2) adres e-mail służbowy;

3) komunikator MS Teams; oraz

4) platforma Slack.

3. W przypadku braku możliwości skontaktowania się z Pracodawcą za pośrednictwem któregokolwiek z kanałów wskazanych w ust. 3 Pracownik powiadamia o tym Pracodawcę za pośrednictwem innego z wymienionych kanałów, z którego Pracownik ma techniczną możliwość skorzystania.

 

§ 13

Ochrona informacji, przetwarzanie danych osobowych, bhp podczas pracy zdalnej

 

1. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym za pośrednictwem systemu HR-System zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę instrukcją BHP, polityką bezpieczeństwa zawierającą zasady bezpieczeństwa i higieny wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

2. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika za pośrednictwem systemu HR-System oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

3. Pracownik jest obowiązany organizować stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.

4. Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza za pośrednictwem systemu HR-System zapoznanie się z procedurami bezpieczeństwa informacji oraz ochrony danych osobowych oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

 

Rozdział V

Kontrola wykonywania pracy zdalnej

 

§ 14

 

1. Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę:

1) wykonywania pracy zdalnej;

2) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; oraz

3) przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych, w tym procedur bezpieczeństwa IT.

2. Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w porozumieniu z Pracownikiem i w godzinach pracy Pracownika pracującego zdalnie zgodnie z jego rozkładem czasu pracy.

3. Pracodawca ustala z pracownikiem termin kontroli, nie później niż na 24 godziny przed jej faktycznym przeprowadzeniem.

4. Pracownik nie może odmówić Pracodawcy przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej uzgodnionym z Pracodawcą.

5. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności Pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z mieszkania/domu w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

6. Kontrolę przeprowadza pracownik działu HR lub przełożony przy udziale pracownika działu BHP.

7. Osoby, o których mowa w ust. 6, legitymują się upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli udzielonym przez Pracodawcę.

8. Jeżeli w trakcie kontroli pracy zdalnej osoby ją dokonujące stwierdzą nieprawidłowości/uchybie